문서 유실 및 분실 방지
예산군이 신청사로 이전하면서 기록관 면적을 넓히고 자동화 시스템을 도입해 원본기록물을 체계적으로 분류·관리하면서 예산 행정의 역사를 정리하고 있다.<사진>
기록관에 보관할 수 있는 기록물 수량은 매년 이관돼 해마다 수량과 형태가 달라 단순 추산하기는 어려우나 평균적 수준에서 예상하면 10만 권 분량 이상 보관할 수 있다. 기존 청사의 경우 보관용량이 3만 권 정도로 현재는 3배 이상으로 보관할 수 있게 됐다. 또한 기록물 보관과 열람의 편의를 위해 신청사 설계단계부터 전동식 모빌-렉 시스템을 도입했다. 모빌-렉 시스템은 바닥에 설치된 레일을 통해 이동식서가가 버튼에 의해 움직여 힘을 들이지 않고 해당 보관함을 확인할 수 있도록 하는 자동장치다.
평소에는 서가 간 여유 공간 없이 밀착돼 있다가 자동시스템에 의해 공간이 만들어지는 것이 특징이다. 이와 함께 중요문서에는 RFID (전자라벨)를 부착해 보존상자 안에 보관돼 있는 기록물의 유무를 쉽게 파악할 수 있고, 기록물을 무단으로 반출할 경우 경보음이 울리도록 장치돼 있어 문서의 분실 및 유실을 방지할 수 있다.
행정 기록물은 중요도와 내용에 따라 보관기간이 다르고, 기록물의 공개여부도 사안에 따라 다른 만큼 기록관실 출입은 승인된 공무원 및 관계자만이 가능하다. 또한 승인된 공무원일지라도 열람실에서 단순 열람은 가능하나 기록물 반출은 매우 까다로운 절차를 밟아야한다. 이러한 조치는 법률상으로는 공공기록물 관리에 관한 법률에 의해 기록물이 관리된다는 점이 있지만, 행정이 추진한 사업에 대해 이력을 관리하고 책임소재를 알 수 있는 점에서 행정과 군민 모두에게 중요한 조치다.
군은 유일본인 기록물의 원형 훼손을 방지하고 보존하기 위해 디지털 사업을 추진하고 있다. 오래된 중요 기록물이 디지털화 되면 관계 공무원은 기록관을 방문하지 않더라도 개인 책상에서 기록물을 열람할 수 있게 된다. 시간과 비용적인 한계로 단계적으로 추진될 디지털화 사업은 우선적으로 오래된 필름사진, 신문스크랩 기사 등을 대상으로 진행되고 있으며, 점차 그 범위를 넓혀나갈 예정이다. 추가로 서고관리시스템을 도입해 공무원에게 기록관 보존 기록물에 대한 정보를 제공할 예정이며, 읍·면 사업소 등 직속기관에 대한 중요기록물도 이관을 추진할 계획이다.
신은정 기록연구사는 “신청사 기록관은 거시적 안목을 가지고 신청사 건립을 추진한 예산군의 작은 노력의 흔적이며, 기록물이 분실 훼손되지 않도록 전 예산군 공무원들이 노력한 결과”라고 말했다.
